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HR-Management: Warum ist digitales Dokumentenmanagement unverzichtbar?

Veröffentlicht am 23.11.2023 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
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Mit der digitalen Dokumentenverwaltung für Human Resources (HR) ist es möglich, Personalakten und andere HR-Dokumente modern und einfach zu managen. Es braucht eine spezielle Software, mit der sämtliche, für den HR-Bereich notwendigen Dokumente erstellt, verteilt und verwaltet werden können. Digitales Dokumentenmanagement erhöht nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für mehr Transparenz.
Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Digitales Dokumentenmanagement basiert auf einer entsprechenden Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsdokumente im Personalbereich zu digitalisieren. Zugriffsberechtigte können von jedem Ort auf Personaldokumente zugreifen und weiterversenden sowie neue Dokumente erstellen. Damit der digitale Dokumentenmanager für das Personalmanagement den gewünschten Zweck erfüllt, müssen grundlegende Anforderungen erfüllt sein, zu denen zum Beispiel diese gehören:

1. Für jeden Mitarbeiter im Unternehmen muss ein eigener Bereich zur Verfügung stehen, in dem
aktuelle Arbeitsvorgänge gespeichert werden können, zum Beispiel der Arbeitsvertrag und
Lohnabrechnungen. Gleiches gilt für alle Dokumente, die Human Resources betreffen und auf die nur ausgewählte Personen Zugriff haben sollten.

2. Der Dokumentenmanager sollte auf allen Geräten im Unternehmen verfügbar sein, ohne dass es zusätzlicher Programme bedarf. Er fungiert als internes Werkzeug, über das die notwendigen
Dokumente abrufbar sind. Darüber hinaus können auch interne Ankündigungen und Informationen über das Dokumentenmanagementsystem an alle Mitarbeiter verteilt werden.

3. Ein ganz wichtiger Aspekt ist, dass das Dokumentenmanagementsystem den Sicherheitsstandards und den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entspricht.

Was sind die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements?

Digitales Dokumentenmanagement weist einige Vorteile auf. Die Arbeit von HR gestaltet sich
effizienter, sodass für Personaler mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft bleibt, nämlich
die Konzentration auf neue und bereits im Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter.

Digitales Dokumentenmanagement - Vorteile im Überblick:
  • Höhere Effizienz: Komfortable Suche, schnelle Recherche und digitale Workflows bedingen eine höhere Effizienz. Das wiederum bedeutet eine enorme Ersparnis von Zeit und Ressourcen, da das aufwändige Einscannen, Kopieren, Faxen, Mailen, Ablegen und Wiederfinden entfallen. Sie gewinnen wertvolle Zeit, die Sie in die strategische Arbeit investieren können.
  • Kostenersparnis: Eine höhere Effizienz zieht automatisch eine Kostenersparnis nach sich. Das betrifft nicht nur die menschliche Arbeitskraft, sondern auch den Papierverbrauch, Druck- und Versandkosten sowie Ausgaben für die Schränke und Räumlichkeiten zur Lagerung von Akten.
  • Transparenz: In Ordnern gesammelte Papierdokumente erschweren es zu kontrollieren, ob etwas fehlt oder wann eine Frist abläuft. In einem digitalen Dokumentenmanagementsystem sind die Abläufe automatisiert, sodass es sehr viel einfacher ist, einen Überblick über die einzelnen Vorgänge zu behalten.
  • Einheitliche Standards: Dank des Dokumentenmanagementsystems befinden sich alle Dokumente sämtlicher Mitarbeiter an einem virtuellen Ort. Über mögliche Ländergrenzen und Standorte hinweg ist es so möglich, einheitliche Standards einzuführen und zu halten.
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die digitale Dokumentenverwaltung im HR-Bereich nicht nur aufgrund der genannten Vorteile unverzichtbar ist. Gleichzeitig ist sie eine wichtige Grundlage für weitere zukünftige Entwicklungen im Personalbereich, wenn es beispielsweise um die Automatisierung von Workflows geht.