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Abwesenheitsmeldung und vorausschauende Planung - wie gelingt die Ferienübergabe?

Veröffentlicht am 04.07.2024 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
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Am Urlaubsstrand liegen und ständig von Arbeitskollegen angerufen werden - für Beschäftigte ist
das ein Albtraum. Mit einer gut organisierten Ferienübergabe vermeiden Sie diese Situation. Achten Sie auf diese Dinge und Sie können sich im Urlaub ungestört erholen.
Rechtzeitig kommunizieren und vorausschauend planen - das sind die zwei Prinzipien einer
stressfreien Urlaubsvertretung. Um sie zu gewährleisten, sollten Sie zwei Wochen vor Urlaubsbeginn die nötigen Vorkehrungen treffen.

Eine Liste mit Vermerken zu laufenden Projekten gehört unbedingt dazu. Notieren Sie laufende Aufgaben und schreiben Sie Fristen oder Termine dazu. Ausserdem sollten Sie vermerken, an welchen Stellen sich Informationen zu einer Aufgabe finden und was die Ansprechpartner auf Kundenseite sind.

Was sollte ich vor einem Urlaub am Arbeitsplatz absprechen?

Klären Sie, wer während Ihrer Abwesenheit wofür verantwortlich ist. Üblicherweise wird eine
feste Urlaubsvertretung bestimmt. An diese übergeben Sie die Notizen. Nehmen Sie sich in aller Ruhe Zeit für ein Gespräch, damit der Kollege Rückfragen stellen kann und Unklarheiten beseitigt
werden.

In manchen Betrieben arbeiten Beschäftigte vor dem Urlaub einige Tage mit ihrer
Urlaubsvertretung an den laufenden Projekten. Sie fragen sich ob das in Ihrem Falls notwendig ist? Das hängt davon ab, wie gut der Mitarbeiter über laufende Projekte Bescheid weiss und wie viel Einarbeitung notwendig ist.

Eine Ferienübergabe ist heute auch fest verknüpft mit der Übergabe von Passwörtern und digitalen Zugangscodes. Sie müssen Ihrer Stellvertretung Zugang zum Computersystem, zu internen Accounts und Datenbanken verschaffen. Falls diese bislang keinen Überblick in Ihren Arbeitsbereich hat, sollten Sie den Kollegen oder die Kollegin grundsätzlich darüber informieren, was für Informationen sie wo finden kann. In vielen Unternehmen unterstützen digitale Tools die Projektarbeit und das Einhalten von Fristen. Auch hierzu müssen Sie Ihrer Vertretung einen Zugang verschaffen.

Wie setze ich eine Abwesenheitsmeldung richtig auf?

Der letzte Schritt vor der Übergabe: Formulieren Sie eine automatisierte Abwesenheitsmeldung.
Stellen Sie diese im E-Mailprogramm ein. Aktivieren Sie diese und schreiben Sie sich testweise
selbst eine E-Mail. Wenn Sie darauf eine entsprechende Nachricht erhalten, funktioniert die
Abwesenheitsmeldung. Was Sie noch tun sollten: Stellen Sie eine Weiterleitung Ihrer E-Mails an den zuständigen Kollegen ein.

Eine Abwesenheitsmeldung beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüssung. Anschliessend verweisen Sie auf den Urlaub und teilen den konkreten Zeitraum Ihrer Abwesenheit mit. Benennen Sie Ihre Urlaubsvertretung im Unternehmen. Weisen Sie darauf hin, wenn eingehende Nachrichten automatisch an diesen Kollegen weitergeleitet werden. Formulieren Sie den Text kurz, freundlich und formal.

Was gehört nicht in die Abwesenheitsnotiz?

Ein überlanger Text ist ebenso unangemessen wie private Anmerkungen oder Ausführungen zu Ihrem Urlaubsziel. Denken Sie daran, dass eine automatisierte Abwesenheitsmeldung an sämtliche Personen und Unternehmen verschickt wird, die Ihnen während der Urlaubszeit Nachrichten schreiben. Auch Werbung darf in der Abwesenheitsnotiz nicht enthalten sein.