Welche rechtlichen Fallstricke gibt es beim Home Office?
Veröffentlicht am 23.09.2022 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
Tatsächlich ist es Corona zu verdanken, dass die Arbeit im Home Office zu einem festen Bestandteil der Arbeitswelt geworden ist. Unabhängig davon, ob die Arbeit zuhause in Teilzeit oder Vollzeit ausgeübt wird, müssen auch hier bestimmte Regeln beachtet werden. Welche rechtlichen Fragen und möglicherweise auch Fallstricke diesbezüglich auf Arbeitgeber warten - hier eine Übersicht
Arbeiten im Home Office - rechtliche Einordnung
In vielen Unternehmen nutzen mittlerweile Arbeitnehmer die Möglichkeit, zumindest tageweise, im Home Office zu arbeiten. Für diese flexible Form der Arbeit fehlt in der Schweiz eine gesetzliche Regelung. Und auch die Rechtsprechung braucht noch Zeit und vor allem Rechtsfälle, um sich eingehend mit dieser Materie zu befassen. Das bedeutet, dass der rechtliche Schwerpunkt auf dem Individualarbeitsvertrag liegt, der in Art. 319 ff. OR (Obligationenrecht) gesetzlich normiert ist.
Das bedeutet, dass die wichtigsten, das Home Office betreffenden Themen Bestandteil des Einzelarbeitsvertrages werden oder in einem einschlägigen Arbeitsreglement aufgeführt werden.
Die arbeitsvertragliche Regelung ist für beide Seiten wichtig: Arbeitgeber bestimmen darin, dass der Wohnsitz des Arbeitnehmers im Rahmen des Home Office ein Arbeitsort sein "kann". Diese Kann-Regelung eröffnet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, den Arbeitnehmer jederzeit wieder ins Büro zurück zu ordern. Umgekehrt haben Arbeitnehmer im Falle von Rechtsstreitigkeiten nur dann eine für eine Klage notwendige Anspruchsgrundlage, wenn das Home Office explizit im Arbeitsvertrag aufgeführt ist.
Home Office: Wer trägt die Kosten für Arbeitsgeräte und Arbeitsmaterialien?
Auch in Bezug auf die Kostenregelung ist die Aufmerksamkeit von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gefragt. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nach Art. 327 OR (Obligationenrecht) im Büro und auch im Home Office verpflichtet, die Arbeitsinfrastruktur zur Verfügung zu stellen, nämlich Arbeitsgeräte und Arbeitsmaterialien.
Verfügt der Arbeitnehmer bereits über Computer, Drucker, Internetanschluss, Telefon, Büromöbel, Räumlichkeiten usw., die er im Home Office nutzen kann, muss der Arbeitgeber ihn für die Nutzung angemessen entschädigen. Der Arbeitgeber hat aber auch
die Möglichkeit, den Arbeitnehmer zur Nutzung privater Arbeitsgeräte und Materialien zu verpflichten, ohne ihn finanziell zu entschädigen. Möglich ist das durch eine entsprechende Regelung im Individualarbeitsvertrag.
Anderes gilt für den sogenannten Auslagenersatz, der auch Spesenersatz genannt wird. Nach Art. 327a OR ist dieser zwingend geschuldet, sodass der Arbeitgeber keine Möglichkeit hat, ihn vertraglich auszuschliessen. Für Arbeitnehmer bedeutet das, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer die Auslagen zu ersetzen, die durch die Ausführung der vertraglich geregelten Arbeit im Home Office entstanden sind.
Beispiele für Auslagen sind die Beteiligung an den Kosten für Miete (Urteil des Bundesgerichts - 4A533/2019 - vom 23. April 2019) sowie Kommunikationskosten für Telefon und Internet. Einfacher fällt die Kostenrechnung aus, wenn die im Rahmen der Auslagen anfallenden Kosten in Form einer spezifischen Spesenpauschale vergütet werden.
Festzuhalten ist, dass im Vergleich zu der im Unternehmen stattfindenden Tätigkeit im Home Office eine veränderte Haftungssituation vorliegt. Denn Arbeitnehmer üben im Home Office Aufgaben in einer Umgebung aus, die auf private Zwecke ausgerichtet ist. Aufgrund einer fehlenden gesetzlichen Regelung ist es deshalb sinnvoll, wenn Arbeitgeber ein Regelwerk definieren, das Bestandteil des Arbeitsvertrags wird. Aus dem sollte unter anderem hervorgehen, welche Aufgaben im Home Office erledigt werden dürfen, und wie mit sensiblen Daten und Unterlagen unter Berücksichtigung des Datenschutzes umgegangen werden muss.
In vielen Unternehmen nutzen mittlerweile Arbeitnehmer die Möglichkeit, zumindest tageweise, im Home Office zu arbeiten. Für diese flexible Form der Arbeit fehlt in der Schweiz eine gesetzliche Regelung. Und auch die Rechtsprechung braucht noch Zeit und vor allem Rechtsfälle, um sich eingehend mit dieser Materie zu befassen. Das bedeutet, dass der rechtliche Schwerpunkt auf dem Individualarbeitsvertrag liegt, der in Art. 319 ff. OR (Obligationenrecht) gesetzlich normiert ist.
Das bedeutet, dass die wichtigsten, das Home Office betreffenden Themen Bestandteil des Einzelarbeitsvertrages werden oder in einem einschlägigen Arbeitsreglement aufgeführt werden.
Die arbeitsvertragliche Regelung ist für beide Seiten wichtig: Arbeitgeber bestimmen darin, dass der Wohnsitz des Arbeitnehmers im Rahmen des Home Office ein Arbeitsort sein "kann". Diese Kann-Regelung eröffnet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, den Arbeitnehmer jederzeit wieder ins Büro zurück zu ordern. Umgekehrt haben Arbeitnehmer im Falle von Rechtsstreitigkeiten nur dann eine für eine Klage notwendige Anspruchsgrundlage, wenn das Home Office explizit im Arbeitsvertrag aufgeführt ist.
Home Office: Wer trägt die Kosten für Arbeitsgeräte und Arbeitsmaterialien?
Auch in Bezug auf die Kostenregelung ist die Aufmerksamkeit von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gefragt. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nach Art. 327 OR (Obligationenrecht) im Büro und auch im Home Office verpflichtet, die Arbeitsinfrastruktur zur Verfügung zu stellen, nämlich Arbeitsgeräte und Arbeitsmaterialien.
Verfügt der Arbeitnehmer bereits über Computer, Drucker, Internetanschluss, Telefon, Büromöbel, Räumlichkeiten usw., die er im Home Office nutzen kann, muss der Arbeitgeber ihn für die Nutzung angemessen entschädigen. Der Arbeitgeber hat aber auch
die Möglichkeit, den Arbeitnehmer zur Nutzung privater Arbeitsgeräte und Materialien zu verpflichten, ohne ihn finanziell zu entschädigen. Möglich ist das durch eine entsprechende Regelung im Individualarbeitsvertrag.
Anderes gilt für den sogenannten Auslagenersatz, der auch Spesenersatz genannt wird. Nach Art. 327a OR ist dieser zwingend geschuldet, sodass der Arbeitgeber keine Möglichkeit hat, ihn vertraglich auszuschliessen. Für Arbeitnehmer bedeutet das, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer die Auslagen zu ersetzen, die durch die Ausführung der vertraglich geregelten Arbeit im Home Office entstanden sind.
Beispiele für Auslagen sind die Beteiligung an den Kosten für Miete (Urteil des Bundesgerichts - 4A533/2019 - vom 23. April 2019) sowie Kommunikationskosten für Telefon und Internet. Einfacher fällt die Kostenrechnung aus, wenn die im Rahmen der Auslagen anfallenden Kosten in Form einer spezifischen Spesenpauschale vergütet werden.
Festzuhalten ist, dass im Vergleich zu der im Unternehmen stattfindenden Tätigkeit im Home Office eine veränderte Haftungssituation vorliegt. Denn Arbeitnehmer üben im Home Office Aufgaben in einer Umgebung aus, die auf private Zwecke ausgerichtet ist. Aufgrund einer fehlenden gesetzlichen Regelung ist es deshalb sinnvoll, wenn Arbeitgeber ein Regelwerk definieren, das Bestandteil des Arbeitsvertrags wird. Aus dem sollte unter anderem hervorgehen, welche Aufgaben im Home Office erledigt werden dürfen, und wie mit sensiblen Daten und Unterlagen unter Berücksichtigung des Datenschutzes umgegangen werden muss.