Sekretär / Sachbearbeiter Administration w/m/d (50? 60%) / Fest

Einleitung

Unser Auftraggeber ist ein gut etabliertes, regional verwurzeltes Bauunternehmen in der Betonsanierung. Im Zuge einer Nachfolge suchen wir eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die das Herzstück des Betriebs, das Sekretariat und die Administration eigenverantwortlich führt und als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kontakte wirkt.

Art der Arbeit

Sekretariat und Büroorganisation

• Selbstständige Führung des Sekretariats inkl. Telefon, E-Mail und Postbearbeitung
• Allgemeine Korrespondenz, Terminplanung und Koordination der Bauführer sowie der Geschäftsleitung
• Täglicher Wareneingang im Magazin/ Lager entgegennehme
• Administrative Unterstützung bei spez. Projekte
• Management der Subunternehmensdokumentationen

Projektadministration und Controlling

• Erstellung, Verwaltung und Ablage von Auftragsunterlagen, Leistungsverzeichnissen und Plänen
• Führen von Projektlisten, Pendenzen- und Auftragsübersichten
• Unterstützung der Bauführer bei der administrativen Projektabwicklung
• Mitarbeit bei Rechnungsstellung, Nachkalkulation und Kostenkontrolle

Buchhaltung und kaufmännische Aufgaben

• Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen für die Treuhänderin / den Treuhänder
• Rechnungsein- und -ausgang, Mahnwesen sowie Zahlungsverkehr
• Pflege der Stammdaten und des digitalen Ablagesystems
• Büromaterialverwaltung und allgemeiner Einkauf

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (KV EFZ) oder gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise in der Bau- oder Baunebenbranche
• Kenntnisse im Bauadministrations- oder Projektverwaltungsbereich von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Programme (Word, Excel, Outlook)
• Erfahrung mit Buchhaltungs- oder ERP-Software von Vorteil (z.B. Abacus, Bausoftware)
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise sowie Freude an administrativen Tätigkeiten
• Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit

der Kunde bietet:

• Vielseitige Schlüsselposition mit grosser Eigenverantwortung
• Kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Sorgfältige Einarbeitung durch die abtretende Stelleninhaberin
• Moderne Arbeitsinfrastruktur und Zeitgemässe Anstellungsbedingungen